Policy in verband met Algemene Verordening Ggevensbescherming (AVG) / GDPR
Artikel 1: Algemeen
KFC Sparta Heestert is een voetbalvereniging onder de vorm van een VZW, aangesloten bij Voetbal Vlaanderen met stamnummer 07168.
KFC Sparta Heestert werkt met aangesloten leden. Leden betalen een jaarlijkse lidmaatschapsbijdrage die door de Raad van Bestuur wordt vastgelegd. Het is de betaling van de lidmaatschapsbijdrage die bepalend is voor het lidmaatschap.
Leden zijn vrij zich aan te sluiten. Elk jaar wordt de ledenlijst geactualiseerd.
Artikel 2: Leden: identificatiegegevens
Volgende zaken worden door KFC Sparta Heestert bijgehouden in verband met alle aangesloten leden:
- Nationaliteit
- Naam en voornaam
- Gender
- Volledig adres
- Geboortedatum en geboorteplaats
- Leeftijdscategorie
- Huisarts
- Mailadres lid of wettelijke vertegenwoordiger
- Vast telefoonnummer en/of mobiel nummer (lid of wettelijk vertegenwoordiger)
- Rijksregisternummer vanaf U21
- Bankrekeningnummer vanaf U21
Elk lid (of de wettelijk vertegenwoordiger) vult een ‘spelersfiche’ in . De correctheid van de ingevulde gegevens - die vrijwillig worden verstrekt - kan niet door de club worden gecheckt en valt bijgevolg volledig onder de verantwoordelijkheid van het lid of de wettelijke vertegenwoordiger.
Niet-correcte gegevens kunnen uiteraard door het lid of zijn wettelijke vertegenwoordiger op elk ogenblik worden rechtgezet.
Elke wijziging (bijvoorbeeld adreswijziging, telefoonnummer of mailadres) zal onmiddellijk door het betreffende lid of zijn wettelijk vertegenwoordiger aan de club worden doorgegeven.
Deze gegevens zijn noodzakelijk voor de goede werking van de club (organisatie wedstrijden, trainingen, deelnemen aan competities, tornooien,..)
Aan elk lid wordt de toestemming gevraagd voor het gebruiken van beeldmateriaal en het eventueel toedienen van medicatie.
Er worden onder geen beding gegevens opgevraagd of bijgehouden in verband met ras, etnische afkomst, godsdienst, vakbondslidmaatschap, genetische gegevens, politieke overtuiging, medische gegevens of strafrechtelijke gegevens.
Artikel 3: Gebruik identificatiegegevens
KFC Sparta Heestert zal de bekomen gegevens enkel delen met personen die deze gegevens absoluut nodig hebben (bijvoorbeeld trainers of verantwoordelijken van een specifieke ploeg) ten einde hen toe te laten de nodige formaliteiten in verband met wedstrijden, competities of tornooien adequaat te vervullen. De gevraagde identificatiegegevens worden ook gebruikt voor de verplichte aansluiting bij Voetbal Vlaanderen. Voetbal Vlaanderen heeft uiteraard ook haar eigen AVG (GDPR) policy, terug te vinden via de link: http://www.voetbalvlaanderen.be/sites/default/files/pdf/vfv/Governance/Transparantie/privacyverklaring_voetbal_vlaanderen.pdf
KFC Sparta Heestert zal deze gegevens aanwenden om het lid (en/of zijn of haar wettelijke vertegenwoordiger) op de hoogte te houden van toekomstige activiteiten binnen de club.
KFC Sparta Heestert zal de gegevens ook gebruiken voor berekening vergoedingen, financiële verrichtingen in de boekhouding en wettelijke aangiften Overheid naar aanleiding toegekende vergoedingen.
Artikel 4: Bewaring identificatiegegevens
KFC Sparta Heestert zal de identificatiegegevens van haar leden bijhouden gedurende de periode van het lidmaatschap. Leden die tijdens of na het seizoen hun lidmaatschap stopzetten worden geschrapt van de ledenlijst.
In lijn met het bondsreglement moeten alle gegevens in verband met aansluitingen en transfers gedurende vijf seizoenen na het lopende seizoen worden bewaard. Voor schadedossiers geldt een termijn van tien seizoenen (artikel B108) en voor alle andere documenten en gegevens geldt een termijn van drie seizoenen na het lopende seizoen.
Na deze termijn worden de gegevens gewist of vernietigd.
Artikel 5: Verzoek tot inzage
Elk lid of wettelijke vertegenwoordiger van een lid kan inzage bekomen in zijn/haar persoonsgegevens. Aan een dergelijk verzoek (dat schriftelijk tot de club moet worden overgemaakt , KFC Sparta Heestert vzw, t.a.v. Suzy Declercq) zal binnen de maand kosteloos gevolg worden gegeven. Uiteraard zullen enkel die gegevens worden meegedeeld die betrekking hebben op het lid dat de aanvraag indient.
Artikel 6: Verantwoordelijke
De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor de policy ivm AVG/ GDPR. Vragen, opmerkingen of klachten kunnen worden gepost op [email protected])
De club treft de nodige maatregelen om alle gegevens adequaat te beschermen.
